Help! Ik ga op vakantie!

Zorg ervoor dat al je collega’s op tijd op de hoogte zijn van je vakantie: geef een aantal weken van tevoren aan wanneer je gaat en herhaal dit voor de zekerheid nog een keer kort voordat je met vakantie gaat. Denk niet alleen aan je directe collega’s, maar breng ook collega’s van andere gemeenten, organisaties en inwoners op de hoogte.

Draag zaken over die tijdens je vakantie doorlopen. Zo kunnen collega’s bepaalde zaken oppakken wanneer jij lekker met je verkoelende drankje aan het strand zit. Geef ook aan wanneer je een taak niet afkrijgt zodat collega’s weten dat dit pas weer na jouw vakantie wordt opgepakt.

Niks is vervelender dan tijdens je vakantie te bedenken dat je vergeten bent om die ene belangrijke taak af te ronden. Maak daarom in de weken voor je vakantie een takenlijst met alle dringende zaken die echt af moeten. De taken die geen prioriteit hebben zet je op een to-do-lijst voor als je terug bent.

Als je niet oplet zijn collega’s al snel de baas over je agenda. Blok daarom tijd in je agenda voor én na je vakantie. Zo heb je tijd om de laatste zaken af te ronden en tijd om alle mails en gemiste informatie rustig te kunnen verwerken. Blokkeer liever te veel dan te weinig tijd. ​

 Als het goed is heb je voordat je op vakantie ging ruimte vrij gepland om je mail bij te lezen en weer een beetje in het werk te komen. Maar, er zijn natuurlijk altijd collega’s die zo blij zijn dat je weer terug bent dat zij je agenda alweer lekker hebben volgepland. Check dus altijd even of er belangrijke afspraken zijn ingepland. Heeft de afspraak geen haast? Verschuif deze dan naar een later moment wanneer je meer tijd hebt.

 Natuurlijk wil je met je collega’s bijpraten over je vakantie! Tevens is het een ideale manier om snel op de hoogte te raken van dingen die je gemist hebt. Vraag of je de informatie uit mails goed hebt geïnterpreteerd en check of zich nog belangrijke gebeurtenissen hebben afgespeeld terwijl jij weg was.

Als je dan toch aan het bijpraten bent met je collega’s zorg dan dat je overschakelt naar de luistermodus. Zeker als je wat langer bent weggeweest heb je een heleboel gemist. Luister dus naar wat je allemaal hebt gemist terwijl je weg was en probeer niet meteen je mening te geven. De kans dat je de context hebt gemist waarin iets is gebeurd is vrij groot.

En dan die mails… Bij het zien van het aantal ongelezen mails wil je vaak alweer spontaan op vakantie. Eén troost: veel problemen zijn al opgelost voordat je terug bent van vakantie! Toch is het zaak om je mail zo snel mogelijk te lezen, want een opgeruimde mailbox = een opgeruimd hoofd! Met dit schema verwerk je zo efficiënt mogelijk je mail: lees de mail (1), hang er een vervolgactie aan (2), communiceer dit naar de afzender (3).