Beleid, uitvoering en ondersteuning
De 3 hoofdmoten
Als we op teamniveau kijken, zijn er drie elementen die in meer of mindere mate voorkomen. De elementen zijn:
- Beleid
- Uitvoering
- Bedrijfsvoering
Soms is een team heel eenduidig, bijvoorbeeld alleen gericht op uitvoering. Soms is het wat diffuser, vooral in de teams ondersteuning. Binnen een afdeling kan het ook zo zijn dat er verschillende teams zijn met een verschillende scope, bijvoorbeeld één team beleid en één team uitvoering.
Voorbeelden van uitvoeringsteams
Voorbeeld van een team | Voorbeeld van een taak van dat team |
Team Burgerzaken loket | Het afgeven van paspoorten en identiteitsbewijzen |
Team Vergunningverlening | Het afgeven van een vergunning voor een evenement |
Team Wet maatschappelijke ondersteuning | Het behandelen van een melding voor ondersteuning Het afgeven van een beschikking op een aanvraag voor een rolstoel |
Team Werk en inkomen | Het toekennen van een bijstandsuitkering Het opleggen van een maatregel omdat de verplichtingen niet zijn nagekomen |
Team Jeugd | Het bieden van laagdrempelige ondersteuning aan ouders en jeugdigen |
Team Schuldhulpverlening | Het voeren van een intakegesprek bij een inwoner met schuldenproblematiek het monitoren van het schuldhulpverleningsproces bij de kredietbank |
Team Wijkbeheer | Het afhandelen van meldingen in de openbare ruimte, zoals een omgevallen boom, gevaarlijke situaties in verband met straatwerk, meldingen overlast huisvuil |
Voorbeelden van beleidsteams
Voorbeeld van een team | Voorbeeld van een taak van dat team |
Beleidsteam sociaal domein | Het vaststellen van de Jeugdwetverordening Het opstellen van richtlijnen voor bijzondere bijstand Het deelnemen aan het regionale inkoopproces voor Wmo-voorzieningen Het informeren van college en raad over de resultaten van beleid, zowel maatschappelijk als financieel Budgethouder zijn van de BUIG-budgetten (de uitkeringen die de gemeente verstrekt) Contacten onderhouden met het maatschappelijk middenveld, zoals de woningcorporatie, de welzijnsorganisatie, scholen, juridisch loket enz. enz. |
Beleidsteam ruimte | Opstellen van de woonvisie Adviseren van het college ten aanzien van de energietransitie Implementeren van de Omgevingswet Deelnemen aan regionale werkgroepen klimaatverandering en milieubeleid Opstellen van bestemmingsplannen |
Voorbeelden van ondersteunende teams/bedrijfsvoering
Voorbeeld van een team | Voorbeeld van een taak van dat team |
Team HRM (personeelszaken) | Het ondersteunen van de managers bij het opstellen van vacatures, het voorbereiden van de arbeidscontracten, het adviseren over personeelsaangelegenheden |
Team Financiën | Het opstellen van de (dan wel het controleren van een door anderen opgestelde) begroting, de kwartaalsrapportages en de zogenaamde maraps (managementrapportages). Het adviseren van de budgethouders over financiën (vaak beleidsmedewerkers of managers). Het betalen van facturen. |
Team Juridische zaken | Beoordelen van door beleidsmedewerkers opgestelde verordeningen op juridische aspecten Adviseren ten aanzien van mandaat en ondermandaat Meekijken bij conceptcontracten en overeenkomsten (publiek- of privaatrechtelijk) en de juridische context beoordelen Vraagbaak zijn voor uitvoering en beleid in brede juridisch zin. Soms: het behandelen van bezwaar- en beroepschriften |
Team Facilitaire zaken | Het beheer van de gebouwen, regelen van schoonmaak en koffie. Onze onvolprezen bodes, gastheren en -dames van een gemeente werken vaak bij dit team. Het bestellen van alle kantoorartikelen, vaak ook beheren in zo’n mooie grote kast en dat je dan met toestemming een pen mag pakken. |
Team communicatie | Het beheren van de website van de gemeente Het adviseren over communicatie-uitingen (folders, brieven etc.) Het opstellen van persberichten Het ondersteunen en adviseren van de wethouder in de omgang met de media |
Team ICT | Het technisch beheren van alle soft- en hardware binnen een gemeente. Het bemannen van de helpdesk, wanneer jij alweer op het verkeerde knopje hebt gedrukt (blijf er dan ook af! 😊) Het goedkeuren van de aanschaf van applicatie. Het zorgen voor digitale veiligheid en naleving van de privacyrichtlijnen. |
Team … | Deze lijst niet uitputtend, maar als het goed is hebben we de belangrijkste aspecten wel te pakken. |
De teams bedrijfsvoering zijn ondersteunend aan de primaire processen. Over het algemeen hebben zij binnen de teams ook hun eigen beleidstaken én uitvoerende taken. Dit worden ook wel de piofach-taken genoemd. Piofach staat dan voor: personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering/administratie, communicatie en huisvesting.
Teams bedrijfsvoering en de vinkjes
Zoals je hierboven hebt gezien, zijn er nogal wat bedrijfstaken die ondersteunend zijn aan de beleidsvormende en uitvoerende processen. Het is al met al een heel bedrijf, zo’n gemeente. Sommige van deze ondersteunende taken kunnen ook binnen je eigen team in het sociaal domein belegd zijn, maar heel vaak zal het gaan om collega’s van een andere afdeling. Om de kwaliteit te kunnen waarborgen, is het wel belangrijk dat zij betrokken worden bij belangrijke besluiten. Je kunt immers niet alles zelf weten en deze specialisten heb je gewoon nodig. Ze zijn er niet voor niks!
In de besluitvormingsprocessen is hier een oplossing voor gevonden: de ‘vinkjes’.
Stel, jij bent beleidsmedewerker en bereidt een collegebesluit voor. Het kan zijn dat voor dat vrij eenvoudige beleidsstuk dat jij aan het maken bent nogal wat collega’s uit andere teams in de benen moeten komen. Dat doen ze graag natuurlijk, maar jij zult er wel zelf aan moeten denken om ze op tijd bij jouw proces te betrekken.
Om te waarborgen dat de juiste mensen bij een besluit betrokken zijn, zijn de ‘vinkjes’ uitgevonden. In veel gemeenten staan op het collegevoorstel (dat is het stuk dat jij toevoegt bij je beleidsstuk en waar je uitlegt wat er besloten moet worden en waarom) allerlei vakjes waar de ‘vinkjes’ in moeten komen, bijna altijd zijn dat in ieder geval:
- Je manager
- Financiën
- Juridische zaken
- Communicatie
- Personeel
Met het aftekenen van het door jou voorbereide besluit geeft de specialist aan, dat hij jouw stuk heeft gezien en op kwaliteit beoordeeld heeft. In sommige gemeenten wordt je stuk niet behandeld zolang je de vinkjes niet hebt.
En nogmaals, het is aan te raden om rekening te houden met de planning van je collega’s uit bovenstaande afdelingen. Zij hebben echt geen tijd om om 11:50 uur nog even jouw collegevoorstel te beoordelen, dat je om 12.00 uur ingeleverd moet hebben.
Check, dubbelcheck
- Ik heb een beeld bij de diversiteit van de taken die een gemeente uitvoert.
- Ik heb een beeld bij de veelheid van taken die vaak niet binnen je eigen (sociaal domein) team georganiseerd zijn, maar die je wel nodig hebt om een goed resultaat te behalen.
- Ik ken het belang van de vinkjes.