Zoals je net hebt kunnen lezen, duurt het drie jaar om één P&C cyclus te doorlopen en levert het een hele stapel papierwerk op. Ondanks dat het belangrijke informatie oplevert en deels wettelijk verplicht is, worden er ook met elkaar samenhangende knelpunten ervaren in de cyclus.  

• De lange doorlooptijd van de cyclus is lastig. Het vraagt ambtelijk veel tijd om alle documenten voor te bereiden en vervolgens kost de politieke besluitvorming ook de nodige tijd. De lange voorbereidingstijd maakt dat de documenten niet altijd actueel zijn.  
• Een ander knelpunt dat hiermee samenhangt is dat de cycli van meerdere jaren door elkaar heen lopen waardoor niet alle informatie uit het voorgaande begrotingsjaar beschikbaar is als je de nieuwe begroting moet opstellen. Zo moet je de begroting voor 2022 vaststellen als je nog niet weet hoe het boekjaar 2021 gelopen is. Later kan blijken dat bepaalde projecten veel duurder uitvallen en dat er meer geld nodig is. Dat moet je dan in de loop van het nieuwe begrotingsjaar corrigeren in plaats van bij het vaststellen van de nieuwe begroting. Het betekent ook dat je in korte tijd  
• Tot slot is de P&C cyclus een formeel proces waarbij het nodige papierwerk wordt gefabriceerd maar slechts beperkte interactie mogelijk is tussen het ambtelijk apparaat, het college en de raad. Dit maakt het lastig om het proces zo effectief mogelijk in te richten en de kwaliteit van de P&C cyclus te vergroten. 

Commentaar hebben is natuurlijk altijd makkelijk. Een oplossing vinden is een ander verhaal! Maar dat is toch waar jij even over na mag gaan denken. 😊  

Opdracht: Denk eens na over een andere inrichting van de P&C cyclus. Kan de doorlooptijd sneller? Kunnen we minder tussentijdse rapportages schrijven? Kunnen we niet wat betrokkenen buiten spel zetten zodat het wat sneller kan? Wat zien hier voor- of nadelen van? Heb je nog een heel ander idee?  

Dat was best een lastige opdracht! En dat is ook logisch. Als er simpele, kant-en-klare oplossingen waren, liepen niet zo veel gemeenten tegen bovenstaande knelpunten aan. 😉  

Wat helpt om het proces soepel te doorlopen, is deze strak in te regelen. Zorg er als gemeente voor dat iedereen die bij het proces betrokken is, weet wanneer hij wat moet doen zodat het proces geen vertraging oploopt. Het helpt ook als iedereen weet waarvoor de cyclus doorlopen wordt: wat zijn de voordelen en wat heeft het ons opgeleverd? Dit zijn natuurlijk dingen die je niet in je eentje voor elkaar krijgt. Hier zijn managers, leidinggevende en het hele team voor nodig.  
Het is ook mogelijk om met een creatieve, andere inrichting van het proces te komen. Gemeente Helmond is hier een voorbeeld van. Hier hebben ze de papieren boekwerken afgeschaft en wordt er per programma een presentatie gemaakt over de voortgang en de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de begroting. Dit verkort de doorlooptijd van de cyclus, waardoor de informatie veel actueler is. Een tweede voordeel is dat er meer interactie mogelijk is doordat ambtenaren de presentaties geven aan het college en de raad.  

---

Eerder hebben we het proces van planning en control al even kort en in Jip-en-Janneketaal beschreven. Op deze pagina gaan we dieper op de stof in (wat meer voor de bijtertjes onder ons). 

Planning betreft het opstellen van plannen en doelstellingen voor het komende jaar. In het planning gedeelte staan drie vragen centraal binnen de gemeente: 

• Wat willen we bereiken? 
• Wat gaan we daarvoor doen? 
• Wat mag dat kosten? 

Kadernota 

Het planningsgedeelte van de P&C cyclus begint met het opstellen van een kadernota, ook wel voorjaars- of perspectiefnota genoemd. Zoals de naam al verraadt, wordt deze in het voorjaar opgesteld en behandeld. Bij het opstellen van de kadernota heeft de gemeenteraad een kaderstellende rol. Zij geven in grote lijnen aan wat zij het komende jaar willen uitgeven. In het voorjaar van 2021 worden dus de kaders gesteld voor 2022. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de gemeenteraad wil dat er op bepaalde terreinen meer geld of juist minder geld wordt uitgegeven. 

Begroting 

Om te bepalen hoeveel geld de gemeente waaraan uit wil geven, is de gemeente verplicht een begroting op te stellen. Met de kaders die door de gemeenteraad in de kadernota zijn uitgezet, stelt het college een begroting op. De gemeenteraad stelt de begroting vervolgens vast. Met het vaststellen van de begroting bepaalt de gemeenteraad hoe het college het geld moet besteden en machtigt de raad het college om het geld uit te geven. In de begroting zijn alle uitgaven van de gemeente opgenomen, ook de uitgaven waar de gemeente verantwoording voor af moet leggen aan het Rijk. 

Besluit begroting en verantwoording 

Voor het opstellen van een begroting dienen gemeenten het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te volgen. De BBV stelt een aantal wettelijke eisen waar de begroting aan moet voldoen. Een aantal voorbeelden hiervan is:  

• Informatiebehoefte: De begroting moet voldoen aan de informatiebehoefte van de gemeenteraad. Dit heeft te maken met het budgetrecht. Dit betekent dat het college alleen uitgaven kan doen na toestemming van de raad. Met het vaststellen van de begroting geeft de raad toestemming om uitgaven te doen.  
• Programma’s: De begroting moet zijn ingedeeld in een aantal programma’s. Per programma moet er een programmabegroting worden opgesteld.  
• Financiële positie gemeente: De begroting moet een beschrijving omvatten van de financiële positie van de gemeente, zodat de raad een goed oordeel kan vormen over de begroting. 
• Sluitende begroting: De begroting moet sluitend zijn. Dit betekent dat de uitgaven gedekt moeten worden door de inkomsten die de gemeente ontvangt. Dit om tekorten te voorkomen.  

Tussentijdse rapportage 

Gedurende het jaar kan de raad het college vragen om tussentijdse rapportages aan te leveren waarmee zij de raad informeren over de stand van zaken. Sommige gemeenten hebben dit geformaliseerd in de vorm van een voor- en/of najaarsnota. 

Financiële verordening 

Naast de BBV moeten gemeenten zich houden aan de Financiële verordening. In artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen dat de gemeenteraad een Financiële verordening moet opstellen. De raad stelt in deze verordening uitgangspunten vast voor het financiële beleid en beheer van de gemeente. Het gaat dan bijvoorbeeld om de inhoud van de begroting, de tussentijdse rapportages en de jaarrekening. Daarnaast kan de gemeenteraad in de Financiële verordening ook vastleggen wanneer het college de raad moet informeren over de begroting.  

---

Nu weet je op welke manier gemeenten aan hun geld komen. Maar waar geven gemeenten hun geld aan uit? De uitgaven van gemeenten kunnen verdeeld zijn verdeeld in uitgaven om de eigen organisatie in stand te houden en programmakosten. 

Kosten van de eigen organisatie 

Dit gaat bijvoorbeeld om personeelskosten, rentekosten en afschrijvingskosten. De kosten kun je zien als de randvoorwaarden die de gemeente nodig heeft om programma’s uit te voeren. Medewerkers hebben immers een werkplek en bijbehorende faciliteiten nodig om tot de uitvoering van hun functie te komen.  

Programmakosten 

Naast de categoriale uitgaven heeft de gemeente functionele uitgaven. Dit gaat om de kosten die de gemeente maakt voor het uitvoeren van bepaalde taken. De gemeente deelt deze uitgaven in aan de hand van inhoudelijke programma’s. Het overzicht met programma’s verschilt dus per gemeente. Omdat de meeste taken wettelijk zijn belegd bij gemeenten, is op hoofdlijnen wel iets te zeggen over de functionele uitgaven die elke gemeente heeft. 

1. Openbare orde en veiligheid 

Bij openbare orde en veiligheid kun je bijvoorbeeld denken aan het houden van toezicht bij evenementen. Ook de kosten voor de brandweer vallen hieronder. Ook is de gemeente verantwoordelijk voor het onderhoud op riolering en het inzamelen van afval.  

2. Ruimtelijke ordening 

Denk hierbij aan de ontwikkeling en het beheer van woningbouw en bedrijventerreinen. Een van de instrumenten die de gemeente hierbij kan gebruiken, is het maken van bestemmingsplannen.  

3. Beheer openbare ruimte 

De gemeente maakt ook kosten voor het onderhoud van wegen en verlichting. Ook investeert de gemeente in verkeersveiligheid. Daarnaast worden ook speelgelegenheden, trapveldjes, parken, gazons en groenstroken aangelegd en onderhouden. Ook inzet op het gebied van duurzaamheid kan vallen onder de openbare ruimte.  

4. Sport, cultuur en vrije tijd 

Denk hierbij aan uitgaven voor de bibliotheek, sportclubs, cultuurvoorzieningen en toerisme.  

Sociaal domein 

De grootste kostenpost noemden we nog niet: het sociaal domein. Net zoals bij de bovenstaande uitgaven, bestaat het sociaal domein ook niet uit één kostenpost. Er zijn verschillende subdomeinen, waaronder: 

1. Jeugdhulp 
2. Wet maatschappelijke ondersteuning 
3. Inkomensvoorzieningen 
4. Re-integratie voorzieningen 
5. Schuldhulpverlening 
6. Onderwijs 

Het sociaal domein is bij de meeste gemeenten de grootste kostenpost. Een gemiddelde gemeente zoals Apeldoorn gaf in 2020 € 662 miljoen uit. Hiervan ging maar liefst 54% naar het sociaal domein:  

• Jeugd en onderwijs: € 102 miljoen 
• Inkomensregelingen (bijstand): € 128 miljoen 
• Wmo: € 127 miljoen 

Laten we het en een ander eens visueel maken. In onderstaande afbeelding zie je de begroting van gemeente Westerkwartier van 2022. Is het beeld niet helemaal scherp? Bekijk de begroting dan hier. Zoals je ziet, krijgt de gemeente haar meeste inkomsten van het Rijk en geeft ze het grootste gedeelte van haar uitgaven uit aan het sociaal domein.   

Hoogte uitgaven 

De hoogte van de uitgaven hangt natuurlijk samen met de inkomsten van de gemeente en het inwoneraantal. De grootste gemeente (Amsterdam) gaf in 2020 maar liefst € 7 miljard uit. De kleinste gemeente qua oppervlakte (Rozendaal) in 2019 slechts € 5 miljoen. Omdat het gaat om publiek geld, is het voor elke gemeente belangrijk dat het geld ook gebruikt wordt waarvoor het bestemd is. De gemeente voert regie op het uitgeven van het geld via de planning-en-controlcyclus.  

---

Naast dat gemeenten geld kunnen ontvangen uit het gemeentefonds, via specifieke uitkeringen en via eigen inkomsten, kunnen zij ook gebruik maken van subsidies. Hier gaan we nu verder op in.  

Europese subsidies  

Vanuit de Europese Unie zijn er subsidies beschikbaar. Deze subsidies hebben als doel om financiële steun te bieden en zijn daarnaast gericht op het bevorderen van samenwerking en het delen van kennis binnen Europa. Hierbij kun je denken aan thema’s zoals immigratie, veiligheid en werkloosheid. De subsidies van de Europese Unie kunnen worden verdeeld in twee soorten bronnen: de Europese structuurfondsen en de Europese programma’s. 

1. Europese structuurfondsen 
   De structuurfondsen richten zich op het verkleinen van economische verschillen tussen EU-regio’s. De Europese Unie stelt het kader voor subsidieverstrekking vast. Het beheer ligt bij de regio’s en lidstaten. Het aanvragen van deze vorm van financiering gebeurt bij de nationale overheden. De structuurfondsen zijn bedoeld voor lange termijn strategische doelen, gericht op regionaal beleid. Een voorbeeld van een structuurfonds is het Europees Sociaal Fonds+. Dit fonds richt zich op het bevorderen van eerlijke arbeidskansen en werkgelegenheid, sociale zaken, onderwijs en vaardigheden. Hierbij staat samenwerking tussen gemeenten en maatschappelijke partners centraal. In Nederland beheert het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid dit fonds. Wanneer een gemeente dus een subsidie wil ontvangen uit dit fonds, dient ze een aanvraag in bij dit ministerie. 

2. Europese programma’s 
   De Europese programma’s richten zich niet op regionaal beleid, maar zijn aanvullend op het behalen van de lange termijn doelen. Daarnaast kunnen zij ook een aanvulling zijn op het behalen van kortetermijndoelstellingen en crises. Voorbeelden van Europese programma’s vind je op de website van de Europese Commissie. Een voorbeeld van een programma waar gemeenten nu gebruik van maken is het REACT-EU subsidieprogramma. Dit programma richt zich op herstel van de arbeidsmarktpositie van kwetsbare groepen naar aanleiding van de coronacrisis. Het gaat dan om subsidie voor extra activiteiten die te maken hebben met het begeleiden van kwetsbare groepen naar opleiding of werk. Voorbeelden hiervan zijn: (extra) inzet van jobcoaching, plaatsingsbonussen voor werkgevers of sollicitatiecursussen. 

Subsidies via de provincie 

Naast beschikbare Europese subsidies stelt de provincie ook subsidies beschikbaar. Het is verschillend per provincie waar subsidies voor worden verstrekt en hoe dit is geregeld. Vaak zijn de subsidies gericht op een aantal thema’s, denk aan subsidies voor natuur, gebiedsontwikkeling en leefbaarheid. Provincies bieden niet tot nauwelijks subsidies aan die sec gericht zijn op het smalle sociaal domein (Jeugdwet, Wmo en Participatiewet). Zoals je in module 1 hebt kunnen lezen, hebben provincies namelijk een beperkte taak bij de uitvoering van de wetten binnen het sociaal domein. Provincies stellen wel subsidies beschikbaar voor initiatieven in het brede sociaal domein zoals cultuur, sport en vrijetijdsinvulling. Voorbeelden zijn subsidies vanuit de provincie Limburg om laaggeletterdheid tegen te gaan of jeugdsporttrainers bij amateursportverenigingen op te leiden.  

Inspiratie praktijkvoorbeeld: Neem een kijkje op de website van de provincie Gelderland om te zien hoe deze provincie de subsidieaanvragen geregeld heeft. Waar kun je subsidie voor krijgen? Hoe moeten aanvragen ingediend worden?  

Subsidies in het sociaal domein  

De Rijksoverheid stelt ook subsidiegeld beschikbaar. Soms kunnen gemeenten direct bij het ministerie een aanvraag indienen. Een voorbeeld hiervan is het subsidiegeld dat het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft uitgekeerd vanuit het programma Langer Thuis om pilots met betrekking tot logeerzorg op te zetten.  

Subsidies van de rijksoverheid zijn soms ook via een ander kanaal te verkrijgen. Een voorbeeld hiervan is ZonMw. ZonMw is een organisatie voor gezondheidsonderzoek en zorginnovatie. Zij stellen o.a. een subsidieprogramma samen waar gemeenten, zorgaanbieders en zorgorganisaties gebruik van kunnen maken om te werken aan een goede gezondheid voor iedereen. 

Wordt er gebruik gemaakt van subsidies? 

Zoals je net hebt gelezen, zijn er verschillende mogelijkheden voor gemeenten om gebruik te maken van subsidies. Maar hoeveel gemeenten maken gebruik van subsidies en hoeveel gebeurt dit binnen het sociaal domein? 

Uit onderzoek blijkt dat er tot op heden weinig gebruik wordt gemaakt van subsidies. Terwijl er, ook voor het sociaal domein, heel wat geld beschikbaar is via subsidies. De oorzaak? Een gebrek aan kennis, zo blijkt. Het vraagt kennis van regels en procedures om goed gebruik te maken van deze subsidies. Die zijn namelijk over het algemeen niet mis. Vaak moet er veel geregistreerd en bijgehouden worden om later te kunnen aantonen, dat de subsidie ook rechtmatig gebruikt is. 

De kennis hierover ontbreekt vaak bij gemeenten en de tijdsinvestering om de kennis te krijgen is groot. Overigens zijn er wel gespecialiseerde bureaus die gemeenten kunnen inhuren om de aanvraag en soms ook de uitvoering te begeleiden. Maar ja dat kost natuurlijk ook weer geld. Om dit te voorkomen een mooi voorbeeld uit de regio Gelderland… 

Voorbeeld regio Gelderland 

Voor de regio Gelderland is er sinds 2011 het Intergemeentelijk Subsidiebureau opgericht. Deze bevordert samenwerking van Gelderse gemeenten en deelt kennis over de aanvraag van subsidieregelingen waar gemeenten gebruik van kunnen maken. Verschillende gemeenten bundelen hierin hun krachten om meer kennis over subsidies te verkrijgen en er dus ook meer gebruik van te maken. Meer informatie hierover lees je hier.  

---